MS-Project - סוגי פעילויות

July 11, 2017

1/3
Please reload

מאמרים נבחרים

הניתוח הצליח, החולה מת

התיאור הבא מבוסס על מקרה אמיתי.

 

ארגון הייטק, מהגדולים בשוק הישראלי, החליט על הטמעת מערכת מידע חדשה וההכנות מתחילות. נציגי חברות מגיעות לבצע תצוגות תכלית, בתוך החברה מבצעים במקביל גם RFP  וגם פיילוט קטן עם מספר משתמשים מצומצם על מנת לקבל פידבקים ויש התמקחות על מספר הרישיונות והמחיר. לבסוף נחתם חוזה עבור מערכת מעולה המכסה את כלל הצרכים העסקיים. החוזה כולל עלויות רישוי שמגיעות למאות אלפי שקלים לשנה, ועוד מספר אלפים לשעות יעוץ, פיתוח, הטמעה ותמיכה. העבודה מתחילה: מיושמים תבניות, תהליכי עבודה אוטומטיים, ולידציות ושדות מותאמים אישית, המשתמשים עוברים הדרכות, מבוצע ניסוי כלים ראשון עם פרויקט קטן, מבצעים שינויים נוספים באמצעות החברה המטמיעה ו...הניתוח הצליח - המערכת באוויר בתאריך היעד שהוגדר.

 

כבר בתקופה הראשונה לאחר העלייה לאוויר, ניתן לשמוע במסדרונות ובחדר האוכל שיחות רבות של עובדים, הכוללים את המשפטים הבאים:

- "לא מבין למה צריך את המערכת הזו, היא לא תורמת כלום"

- "אני בכלל לא משתמשת בה, איזה בזבוז, המערכת משמשת רק את ההנהלה"

- "היה עדיף להישאר עם אקסלים, המערכת היא לא כלי עבודה עבורי אלא רק נטל"

- "אני לא מנהל בה שום דבר, רק מזין מידע פעמיים בחודש"

- "חסרים בה כל כך הרבה דברים שאני צריך אז היא לא יעילה"

 

לא עובר זמן רב והמערכת הופכת משולה לפיל לבן שמעיק על המשתמשים. מנהלים בדרג ביניים, המייצגים את ההנהלה, לוחצים על שימוש במערכת והזנת מידע אך המערכת אינה מסבה למשתמשים תועלת בעבודתם.

 

רגע, מה קרה כאן הרגע? האם המערכת הוטמעה לשווא והחולה מת?!

 

קחו כמה שניות לחשוב האם סיטואציה זו נשמעת לכם מוכרת מאחד ממקומות העבודה שלכם?

סיטואציה אמיתית כמו זו ניתן למצוא בארגונים רבים; במקרה הטוב, המערכת נמצאת בשימוש סביר. במקרה הפחות טוב, משאבים ארגוניים יקרים ירדו לטימיון.

 

אז מה ניתן לבצע אחרת על מנת לנסות למנוע מקרים עתידיים כאלו?

 

1. מעורבות משתמשים (user involvement)

זהו קריטריון קריטי להצלחת פרויקט הטמעת מערכת מידע. בסופו של דבר, משתמשי הקצה הם הלקוחות העיקריים של המערכת ולא ההנהלה הבכירה של הארגון. כן יכול להיות מצב שההנהלה מעוניינת לקבל תמונת מצב איכותית על הפרויקטים בארגון אך זוהי לא המטרה העיקרית (אם הארגון היה ממשיך לעבוד באקסלים, עדיין היה ניתן להפיק תמונת מצב להנהלה).

מעורבות משתמשים כוללת בתוכה מעורבות בקבלת ההחלטות, איסוף מידע, מתן משובים באופן תדיר, ביקורת דרישות, ועוד.

2. הצהרת דרישות ברורה (Clear Statement of Requirements)

כאשר איסוף הדרישות מהמשתמשים אינו מלא או אינו מתורגם בצורה איכותית, רבים הסיכויים שעבודה עם המערכת לא תהיה כפי שהמשתמש ציפה לכך. חשוב מאוד לוודא, לפני תחילת היישום וההטמעה, שגם נאספו דרישות מבעלי העניין וגם נאספו כל הדרישות.

מחקרים של Standish Group מצאו לאורך השנים כי בין המקומות הראשונים להצלחת פרויקט נמצאים הקריטריונים של מעורבות משתמשים והצהרת דרישות ברורה.

 

3. הגדרת הצורך

מדוע הארגון צריך מערכת כזו. הגדרה זו צריכה להענות כבר בשלב היזום, לפני שהפרויקט אושר ויצא לדרך. עבור צרכים שונים, קיימים פתרונות שונים. במידה והפתרון הנבחר אינו תואם לצורך, מהר מאוד יתגלו הפערים בין דרישות המשתמשים לבין הכלים הקיימים. לדוגמא: עבור ניהול סיכונים ארגוניים, אין צורך לרכוש מערכת PPM שלמה.

 

4. עבור מי נועדה המערכת

חשוב להגדיר מראש מי יהיו הלקוחות הראשיים של המערכת ומי יהיו הלקוחות המשניים.

הלקוחות הראשיים הם אלה העובדים בתדירות הגבוהה ביותר עם המערכת. הם צריכים להזין מידע למערכת, להפיק מידע בתדירות גבוהה. המערכת משמשת אותם לקידום עבודתם ולא רק להזנת מידע עבור אחרים.

הלקוחות המשניים הם אלה שמשתמשים במערכת בתדירות נמוכה ואף יתכן שאין להם צורך בחשבון פרטי אלא רק צפייה במידע שמופק להם.

אפשרות נוספת היא שהלקוחות הראשיים האם אלה ש'משתמשים' יותר במערכת אך רק עבור הפקת מידע למשתמשים המשניים.

בהתאם להגדרות אלו, ניתן לדעת איזו מעכרכת כדאית יותר לרכישה, מה סוגי הרישיונות, אילו התאמות יש לעשות במערכת ובכלל ביצוע טוב יותר של תיאום ציפיות מול עובדי הארגון והמשתמשים.

 

5. צורת ההטמעה

בארגונים גדולים אני מציע לבצע את הטמעה בשלבים עוקבים או חופפים ולא בבת אחת. הסיבה לכך היא היכולות הזריזה לקבל משוב משלב ההטמעה הראשון ולבצע התאמות כך שמשתמשי השלב השני יעילות יותר תועלת. בצורה זו, במידה והתגלתה 'טעות' בשלב הראשון, היא לא תשפיע על כולם ויהיה ניתן לתקנה מהר באופן יחסי.

דוגמא להטמעה בשלבים יכולה להיות כזו:

 

 

הטמעת מערכת מידע היא מקרה עסקי מורכב הצריך להיות מוכן ומנוהל בקפידה. בשורה התחתונה הכל מתכנס לניתוח צרכים ודרישות עסקיות, מעורבות משתמשים ותקשורת אפקטיבית וביצוע הערכת סאטוס בכל אחד משלבי ההטמעה.

 

באילו בעיות אתם נתקלתם בהטמעת מערכת אצלכם בארגון וומה אתם חושבים שהיה ניתן לבצע אחרת?

אשמח לשמוע מכם.

 

יניב לוי צדק, PMP

 

 

 

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Please reload

חיפוש לפי תגיות
This site was designed with the
.com
website builder. Create your website today.
Start Now