MS-Project - סוגי פעילויות

אתם עובדים עם תוכנת MS-Project כבר זמן רב, הגעתם לרמת שליטה סבירה ואתם מנהלים תכניות גדולות, אך עדיין קיימת אצלכם אי ודאות מתי להשתמש בכל אחת מסוגי הפעילויות (Task Type):

Fixed Work / Fixed Duration / Fixed Units.

אתם מעדכנים משאבים ומשכים בתכנית הפרויקט שלכם ומקבלים הודעה על המסך "באיזו אפשרות תרצו לבחור: להגדיל משך ולשמור על משאבים קבועים או להגדיל עבודה ולשמוך על משך". אינכם בטוחים מה הכי כדאי ומרגישים קצת מבולבלים? אני כאן לעשות לכם סדר בנדון.

MS-Project מאפשרת למשתמש לבחור את צורת העבודה הנוחה ביותר עבורו על ידי הגדרות מותאמות מראש וזאת על מנת לחסוך זמן יקר ובלבול בהמשך הדרך כאשר עובדים על תכנית הפרויקט.

ראשית בואו נתחיל מהבסיס ונגדיר את המושגים.

מכירים את משולש האילוצים של הפרויקט: זמן, תכולה ותקציב? ואת המשמעות של משולש זה? כאשר יש שינוי באחד מצלעות המשולש, חייב להתרחש שינוי באחד מהשניים האחרים. לדוגמא: לא ניתן להגדיל את תכולת הפרויקט מבלי להוסיף עוד תקציב או זמן. אותו הדבר לגבי משולש סוגי הפעילויות:

Work – זוהי כמות העבודה, במונחי שעות, שיש לבצע

Duration – מה המשך הקלנדרי של הפעילות

Unit – כמה משאבים מוקצים לפעילות או אחוז ההקצאה של המשאבים

כמו במשולש האילוצים של הפרויקט, גם כאן כאשר יש שינוי בפרמטר אחד, חייב להיות שינוי בפרמטר אחר. לדוגמא: שינוי במשך הפעילות (Duration) כאשר העבודה (Work) נשארת קבועה, תביא לידי כך שהמשאב יעבוד באחוזי הקצאה שונים (נמוכים יותר במקרה זה). דוגמא נוספת: שינוי בכמות העבודה, בהכרח יגרום להגדלת המשאבים הדרושים (Units) או כמות הזמן הכולל (Duration) שדרוש לסיום הפעילות.

ניתן לסכם את הקשר בין הפרמטרים במשוואה מתמטית פשוטה: Duration=Work / Units

את הגדרת סוג הפעילות (Task Type) ניתן למצוא בכרטיסיית המידע של כל פעילות תחת לשונית Advanced ולקבע עבור כל פעילות את הסוג הרצוי.

אם אתם יודעים מראש כי כל הפרויקט שלכם מתנהל באותה דרך, ניתן להחיל הגדרה לכלל הפרויקט תחת File>Options.

לפניכם טבלה מסכמת שתעזור לכם לדעת מה השינוי שיחול בכל מקרה ומקרה:

להלן דוגמאות מסכמות שיעזרו לכם יותר:

פעילות הטמעת תוכנה מוגדרת עם משך קבוע (Fixed Duration) של 10 ימים. לפעילות מוקצים שני משאבים ב- 100% משרה ולכן כמות השעות הדרושות להשלמת הפעילות הן 160 (2 עובדים * 8 שעות יומיות * 10 ימים).

מקרה א: בהינתן הוספה של משאב, המשך ישאר כמובן קבוע אך כמות השעות (Work) תגדל:

מקרה ב: בהינתן שינוי בכמות העבודה, המשך ישאר קבוע אך יתבצע שינוי בהיקף הקצאת המשאבים. אם נוריד שעות אז הם פשוט יעבדו פחות שעות כל יום, אך אם נעלה את כמות השעות אזי הם יעבדו שעות נוספות ונוכל לראות עומס משאבים.