שיטת הערך המזוכה לבקרת פרויקטים

נתחיל בשאלה פשוטה:

עלות מתוכננת של פרויקט היא 100K ₪ למשך שנה. לאחר 10 חודשים, העלות בפועל של הפרויקט היא 80K. מה מצבו של הפרויקט?

באינסטינקס ראשוני, ניתן לחשוב שמצבו טוב מכיוון שעבר כ-80% מהזמן המתוכנן לפרויקט וגם הוצאו 80% מסך העלויות. בחינה מדוקדקת יותר של פרטי השאלה מעלה את הבעיה הבאה: חסר מידע על כמות העבודה שבוצעה. יתכן מקרה בו הפרויקט הסתיים ואז מצב הפרויקט מעולה מכיוון שהוא הסתיים מוקדם מהמתוכנן עם עלות פחותה. מצד שני, יכול להיות שטרם בוצעה חצי מכמות העבודה הדרושה לסיום הפרויקט ובוזבז כבר 80% מהתקציב.

מה שיטת הערך מזוכה?

Earned Value – שיטה אינטגרטיבית המשלבת תכולה, זמן ותקציב, שנועדה למדוד את התקדמות הפרויקט. השיטה מספקת מידע כמותי כספי על התקדמות הפרויקט על ידי מדידת כמה "ערך" של עבודה הופק בהינתן עלות מסוימת ובנקודת זמן ספציפית תוך שימוש ב-3 מדדים: עלות מתוכננת (Planned Value), עלות בפועל (Actual Cost) וערך מזוכה (Earned Value). ניתוח פרויקט לפי שיטת הערך המזוכה מספק את האמצעים לחזות את העתיד על ידי אינדיקטורים של ביצוע שמעידים על בעיות בפרויקט ומאפשרים למנהל הפרויקט לנקוט בפעולות מתקנות לפני שלא יהיה ניתן להתגבר עליהם.

היסטוריה ב-30 שניות

הרעיון של הערך המזוכה התחיל לקראת תחילת 1900 כאשר מהנדסים במפעלי יצור בארה"ב החלו למדוד ביצועים של פס הייצור. הם מדדו את היחס בין התפוקות הפיסיות של המפעל שהושגו לבין התפוקות שתכננו להשיג לבין עלויות בפועל. עברו שנים רבות עד שב- 1962 הוצגה שיטת הערך המזוכה רשמית על ידי חיל הים האמריקאי כחלק מהפיתוח של PERT ומתודולוגיית העלות. על מנת שגם ארגונים במגזר הפרטי יבצעו שימוש במתודה זו, ב-1996 הוצגו קריטריונים חדשים יותר ידידותיים כאשר האיגוד התעשייתי לביטחון לאומי פיתח 32 קריטריונים וקרא למתודה Earned Value Management System. לבסוף, ה- PMBOK אשר פותח על ידי ה-PMI, המליץ שימוש במתודה כחלק מדיווח התקדמות הפרויקט.

איך השיטה עובדת? בואו נכיר מושגים חדשים

Planned Value (PV) - עלות מתוכננת

זוהי העלות המתוקצבת (המצטברת) של העבודה בראייה קדימה לכל הפרויקט. נתון זה הוא זמין מייד לאחד ביצוע הערכת עלות לפעילויות ולחבילות העבודה של הפרויקט ואין כל בעיה להוציאו מקובץ האקסל או ה- MS-Project לדוגמא, תלוי היכן תכננתם את עלויות הפרויקט.

Actual Value (AC) - עלות בפועל

העלות המצטברת בפועל של הפרויקט עבור העבודות שהושלמו. גם נתון זה ניתן להשגה מכל כלי ניהול תקציב בו אתם מנהלים את תקציב הפרויקט שלכם.

Budget at Completion BAC – עלות מתוכננת בסיום

מציין את העלות הסופית המתוכננת של הפרויקט והיא ידועה מראש לפני תחילת הפרויקט. זוהי הנקודה האחרונה של הערך המצטבר של PV.

Earned Value (EV) - ערך מזוכה

כמות העבודה שבוצעה מסך תקציב הפעילות או הפרויקט.EV מחושב על ידי מכפלה של התקציב באחוז ההתקדמות. לדוגמא: אם בוצעו 40% מסך העבודה והתקציב הוא K100 אז הערך המזוכה הוא 40K.

EV = %Complete x Budget

דוגמא:

חבילת עבודה כולל התקנת 500 תחנות עבודה חדשות של מחשבים. אם 350 תחנות הותקנו אז ההתקדמות היא 70% (350/500). אם תתקציב חבילת העבודה היא 200K אז הערך המזוכה הוא: 140K (70%*200K).

מושגים נוספים:

Cost Variance – שונות העלות

CV = EV-AC

מדד זה בודק את ההתאמה התקציבית של עלות העבודה שבוצעה בפועל. התוצאה ניתנת בערך כספי. CV <0 מעיד כי הפרויקט חורג בתקציב.

Schedule Variance - שונות הזמן

SV = EV-PV

זהו מדד הבודק את מידת ההתאמה של ההתקדמות בפועל ללוח הזמנים. התוצאה ניתנת בערך כספי. SV<0 מעיד כי הפרויקט מאחר בלו"ז.

Cost Performance Index (CPI) - מדד ביצוע עלות

CPI = EV/AC

CPI של 0.83 מציין כי על כל שקל שהוצאנו בפרויקט, רק 0.83 הורווח או בוצע.

(SPI) Schedule Performance Index - מדד ניצול זמן

SPI = EV/PV

SPI בערך של 1.05 מעיד כי על כל שקל של עבודה שהפרויקט תכנן להשיג עד נקודה ספציפית בזמן, עבודה בערך של 1.05 ש"ח בוצעה.

הערה חשובה: SPI גדול מ-1 אינו מעיד בהכרח כי הפרויקט מקדים את לוחות הזמנים. זאת מכיוון שניתן לסיים עבודה רבה יותר מהמתוכנן על ידי ביצוע של פעילויות שאינן בנתיב הקריטי. יש צורך לבדוק במקביל את ה- Total Slack על מנת לקבוע מה מצב הלו"ז – בזמן, מקדים או מאחר.

ננסה כעת ליישם את מושגים הנ"ל על פי התרשים הבא:

בתרשים ניתן לראות את:

• הקו הירוק שמציין את העלות המתוכננת - Planned Value

• הקו האדום שמציין את העלות בפועל - Actual Cost

• הקו הכתום מציין את הערך המזוכה - Earned Value

• ציר הזמן X לפי T1-T10 (יכול להיות ימים, שבועות או חודשים)

• ציר הכסף Y (באלפי ש"ח)

ניתוח תרשים הערך המזוכה של הפרויקט נכון לזמן T5 מעיד על:

• נקודת הבדיקה היא בסיום השבוע החמישי של הפרויקט מתוך 10 שבועות.

• הערך התקציבי שתוכנן (PV) עד לנקודת זמן זאת היא 50 אש"ח. העלות בפועל (AC) כפי שנתקבלה מנתוני הפרויקט, היא 70 אש"ח.

• קיימת שונות עלות (CV) של 40 ושונות זמן (SV) של 20.

צוות הפרויקט סיים (“earned”) 30 אש"ח בשעה שבנקודת זמן זו היה צריך להרוויח 50 אש"ח מהעבודה. לכן צוות הפרויקט נמצא באיחור של 20 אש"ח מאחורי הלו"ז.

בנוסף, העלות בפועל של העבודה שבוצעה היא 70 אש"ח בשעה שתקציב העבודה (EV) הוא רק 30 אש"ח. זה מעיד על כך שצוות הפרויקט ביזבז מעבר לצפוי עבור העבודה שבוצעה.

דוגמא מספרית פשוטה לצורך ההבנה:

ה-BAC של פרויקט מסויים הוא 200,000, ש"ח כאשר הפרויקט מתוכנן להימשך 12 חודשים. לאחר 6 מתחילת הפרויקט, התקבלו הנתונים הבאים: עלות בפועל 120,000 ש"ח. סך העבודה שהושלמה בפרויקט היא 40%. מה מצב הפרויקט לפי מדדי הערך המזוכה?

BAC = 200,000

PV = 50%*200,000 = 100,000 (הנחה ליניארית של הביצוע)

AC = 120,000

EV = %Complete * BAC = 40%*200,000 = 80,000

SV = EV-PV = 80,000-100,000 = (-20,000)

CV - EV-AC = 80,000 - 120,000 = (-40,000)

SPI = EV/PV = 80,000/100,000 = 0.8

CPI = EV/AC = 80,000/120,000 = 0.66

אם כך ניתן לומר כי הפרויקט מפגר גם בלוחות הזמנים וגם חורג מהתקציב בעלות של 40,000 נכון לזמן הבדיקה.

מדד אחרון לפעם זו הוא ה- Estimate at Completion (EAC) אשר יכול לספק תובנה מה תהיה עלות הסיום של הפרויקט לפי המצב הנוכחי. קיימות נוסחאות שונות ל- EAC. נשתמש כרגע בפשוטה מהן:

EAC = BAC/CPI

אם ניישם על הדוגמא הנ"ל אז:

EAC = 200,000/0.66 = 303,030

כלומר הפרויקט צפוי להסתיים בעלות הגבוהה ביותר מ- 100 אש"ח אם ימשיך במתכונת הנוכחית שלו.

האם כל ארגון יכול להשתמש בשיטת הערך המזוכה בפרויקטים שלו?

התשובה היא לא!

רק ארגון הנמצא ברמת בשלות גבוהה מספיק של ניהול פרויקטים יהיה מסוגל לבצע זאת.

האם ניתן להשתמש בשיטה בכל סוג של תעשייה - בינוי? תשתיות? הייטק?

כן.

ומה לגבי Agile, האם ניתן להשתמש בשיטה גם בפרויקט פיתוח העובד במתודת Agile?

חיסרון של פיתוח ב-Agile הוא אי היכולת לחזות את עתיד העלות והלו"ז של הפרויקט בצורה יעילה. מתודת האג'ייל מניחה שהערך שנמסר (delivered value) או velocity בשפה המוכרת, מושווה עם הערך המתוכנן, כלומר קיימת כאן השוואה בין התקציב לבין בתקציב בפועל, מה שמספק לנו מידע על שונות התקציב אך לא על פרמטר הזמן.

אז מה זה אומר, האם ניתן לבצע Earned Value במתודולוגית Agile?

כן, בהחלט! קיימת שיטת Agile EVM ועליה אדבר במאמרי המשך.

הידעתם?

• תקנות רכש אמריקאיות פדרליות מחייבות מערכת EVM עבור פרויקטי פיתוח גדולים.

• הסוכנות לניהול חוזים של משרד ההגנה האמריקאי מפקח על קבלני הביצוע באמצעות Earned Value. בדרך זו מובטח להם כי ביצועי הפרויקט המדווחים על ידי הקבלנים אכן משקפים נאמנה את הסטאטוס של הפרויקט.

אשמח לשמוע מכם אם יצא לכם להיתקל בארגון אשר יישם את שיטת הערך המזוכה אצלו בפרויקט או האם אתם בעצמכם ביצעתם זאת.

יניב לוי צדק, PMP.