MS-Project - סוגי פעילויות

July 11, 2017

1/3
Please reload

מאמרים נבחרים

בניית יומן פעילות לפרויקט MS-Project

 בהצלחה, אתם מתחילים פרויקט חדש.

על מנת שהלו"ז יהיה איכותי ואמין, עליכם להתאים את יומן הפעילות של הפרויקט לפי דרישות ספציפיות כגון:

  • שעות עבודה ישראליות או שעות עבודה חו"ל

  • ימים חריגים בהם לא עובדים

  • ימי מנוחה

  • משאבים עם זמני עבודה מיוחדים

  • מספר שעות העבודה ליום

בנוסף, בניית יומן עבודה היא אחד השלבים הראשונים שיש לבצע לפני הכנסה של פעילויות לטבלה.

 

המדריך הבא מתאים לגרסאות תוכנה 2010-2016 וינחה אתכם כיצד לבצע זאת צעד אחרי צעד ב- 4 שלבים.

 

שלב 1 – יצירת יומן חדש עם ימי עבודה וחריגים

 

גרסת התוכנה מגיעה של עם 3 יומנים לבחירה – שעות עבודה רגילות, שעות לילה ויומן של 24 שעות.

על כן, עלינו ליצור יומן מותאם אישית לפרויקט שלנו

בסרגל הכלים, יש לבחור את PROJECT ולאחר מכן את Change Working Time:

 

 

החלון שנפתח מראה כי STANDARD הוא יומן הפרויקט ומראה בצבע אפור את הימים בהם אין עבודה – שבת וראשון, כלומר יומן זה מותאם לשבוע של אירופה או ארה"ב.

לחצו על Create New Calendar  ותנו שם יחודי ליומן החדש שלכם. אם כבר קיימים לכם יומנים אחרים, אצם יכולים לבסס את היומן החדש על יומן קיים ולאחר מכן לבצע התאמות.

 

 כעת עליכם להגדיר את ימי העבודה וטווח שעות העבודה של כל יום. לחצו על לשונית Work Weeks ולאחר מכן על Details.
 

 

בחלונית שנפתחת, עליכם להגדיר עבור כל יום האם:

  • להשתמש בברירת המחדל של Project – במקרה זה אין עבודה בימי ראשון

  • לקבוע שיום זה הוא ללא עבודה

  • ליישם שעות עבודה ספציפיות ליום זה

בחרו באפשרות השלישית והגדירו את טווח העבודה לאותו יום ראשון, לדוגמא 8:00-17:00.

על מנת לקצר תהליכים, תוכלו לסמן את כל ימי השבוע ראשון עד חמישי וכבר להגדיר לכולם יחד את השעות.

עבור ימים שישי ושבת, בחרו במקרה זה Set days to nonworking time.

לסיום לחצו על OK.

 

עברו כעת בחזרה לטאב של ה- Exceptions. זה המקום להגדיר כל יום מיוחד בו לא עובדים.

דוגמאות: מועדי ישראל, יום בחירות, נופש חברה ועוד.

שימו לב – לא ניתן לרשום חריגים שונים עם תאריכים חופפים, על כך תתקבל הודעת שגיאה.

 

 

שלב 2 – ישום היומן עבור הפרויקט

 

בשלב הקודם רק יצרנו יומן חדש.

 להזכירם, באופן ברירת מחדל קיימים 3 יומנים במערכת (כעת כבר קיימים 4) ועלינו לציין לתוכנה באיזה מהם להשתמש.

בסרגל הכלים,תחת PROJECT, לחצו על Project Information.

 

 

תחת השדה Calendar ,בחרו את היומן שיצרתם.

לסיום לחצו OK.

 

שלב 3 - שינוי שעות תחת הגדרות עבור תצוגה גאנט

 

תצוגת הגאנט מראה לנו באופן ברירת מחדל את הימים בהם לא עובדים עבור יומן ה-Standard.

שימו לב שכרגע ימים שבת וראשון מודגשים בצבע אפור.

על מנת שיהיה לנו קל לזהות ימי אי-עבודה בתצוגת הגאנט לפי היומן שיצרנו, יש צורך לבצע עדכון של התצוגה.

עם העכבר, לחצו קליק כפול על סקאלת הזמן (Time Scale).

 

בחלון שנפתח, עברו אל טאב Non-working time.

תחת השדה Calendar, בחרו את היומן שיצרתם.

תוכלו באותה ההזדמנות לשנות גם את צבע הרקע של שמוצג עבור ה- non-working time.

 

שלב 4 – מומלץ - הגדרה כמה שעות עבודה נחשב יום

 

באופן ברירת מחדל, יום עבודה בתוכנה מוגדר כ-8 שעות. עליכם להחליט האם זה טוב עבורכם או אולי אתם מעוניינים ב-9 שעות, אולי פחות.

תחת File / Options / Schedule, עדכנו את הערך שקיים עבור Day.

 

עכשיו אתם אמורים לתהות ולומר: "רגע, לא הגדרנו שעות עבודה ביום כבר מקודם, 8 עד 17"? מה ההבדל?

 

ההגדרה בשלב 1 היא עבור טווח שעות העבודה כאשר ההגדרה בשלב 4 היא כמה שעות עבודה נחשב יום.

איך זה משפיע עלינו? כאשר תתכננו את הפרויקט שלכם ותזינו פעילויות, תקבעו גם את זמני ביצוע. כאשר תקבעו זמן ביצוע של 1 יום, המערכת מחשבת את המספר הזה גם בשעות.

דוגמא:

עבור ימי השבוע אתם קובעים טווח עבודה של 8 שעות (8-16) ובהגדרות אתם קובעים שיום עבודה נחשב 9 שעות. כשאר תוסיפו פעילות ללוח הזמנים ותגדירו שהיא לוקחת יום אחד, תוכלו לראות כי היא מסתיימת ביום שלמחרת ולא באותו היום.

 

שלב 5 - אופציונאלי - שינוי יומן למשאב ספציפי

 

זהו שלב אופציונאלי כאשר אתם מעוניינים ליישם ימים/שעות עבודה ספציפיות למשאבים מסויימים.

לאחר שכבר יצרתם משאבים בגיליון המשאבים, חזרו אל Change Working Time ובחרו את המשאב הרצוי מתוך הרשימה:

 כעת תוכלו עבור אותו משאב לציין על איזה יומן הוא מתבסס וכן לשנות הגדרות של ימים, שעות עבודה וחריגים לפי הצורך.

 

זהו, היומן מוכן וניתן להתחיל לבנות את הפרויקט.

מקווה שהצלחתי לעזור.

 

יש לכם שאלות נוספות? רוצים ללמוד עוד?

אתם מוזמנים ליצור איתי קשר.

 

יניב לוי צדק, PMP

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Please reload

חיפוש לפי תגיות
This site was designed with the
.com
website builder. Create your website today.
Start Now